Ψηφιακό Πελατολόγιο: Τι είναι και γιατί εφαρμόζεται στην πράξη.

Το Ψηφιακό Πελατολόγιο αποτελεί ένα ακόμη βήμα στον ψηφιακό μετασχηματισμό των επιχειρήσεων και της φορολογικής διοίκησης. Πρόκειται για μια ψηφιακή διαδικασία καταγραφής πελατών και συναλλαγών, η οποία αντικαθιστά τις χειρόγραφες πρακτικές και εντάσσεται στο ευρύτερο οικοσύστημα ηλεκτρονικής διαβίβασης δεδομένων.

Στόχος του δεν είναι απλώς η τήρηση στοιχείων, αλλά η διαφάνεια, η ιχνηλασιμότητα και η ενοποίηση πληροφοριών που αφορούν την παροχή υπηρεσιών προς πελάτες.

Το Ψηφιακό Πελατολόγιο δεν ελέγχει ανθρώπους. Ελέγχει ασυνέπειες.

1. Τι ακριβώς είναι το Ψηφιακό Πελατολόγιο:

   Πριν εξεταστούν λεπτομέρειες εφαρμογής ή τεχνικές απαιτήσεις, είναι σημαντικό να αποσαφηνιστεί τι ακριβώς είναι το Ψηφιακό Πελατολόγιο, ποιους αφορά και ποια λογική κρύβεται πίσω από την καθιέρωσή του.

   
   

2. Ποιος αφορά το Ψηφιακό Πελατολόγιο:

   Το Ψηφιακό Πελατολόγιο αφορά συγκεκριμένες κατηγορίες επιχειρήσεων, κυρίως εκείνες που παρέχουν υπηρεσίες όπου απαιτείται καταγραφή πελατών πριν ή κατά την παροχή της υπηρεσίας. Ενδεικτικά, αφορά επιχειρήσεις όπως:

   • Συνεργεία επισκευής και συντήρησης οχημάτων.

   • Φανοποιεία.

   • Επιχειρήσεις με αντικείμενο την τοποθέτηση συναγερμών, ηχοσυστημάτων και οργάνων σε οχήματα.

   • Χώροι στάθμευσης οχημάτων.

   • Πλυντήρια οχημάτων.

   • Επιχειρήσεις ενοικίασης αυτοκινήτων, μοτοσικλετών (δίτροχων, τρίτροχων, τετράτροχων), μοτοποδηλάτων, επιβατικών οχημάτων που προορίζονται για επαγγελματική ή προσωπική χρήση, επαγγελματικών οχημάτων, γεωργικών και λοιπών αυτοκινούμενων μηχανημάτων.

     • Προς το παρόν δεν αφορά το σύνολο της αγοράς, αλλά στοχευμένους κλάδους, βάσει κανονιστικού πλαισίου.

   
   

3. Τι είναι το Ψηφιακό Πελατολόγιο:

   Το Ψηφιακό Πελατολόγιο είναι μια ηλεκτρονική διαδικασία καταγραφής πελατών, η οποία αντικαθιστά τα παραδοσιακά χειρόγραφα βιβλία πελατών. Όπου κάθε εγγραφή αφορά:

   • Τον πελάτη,

   • Τη συναλλαγή ή την παρεχόμενη υπηρεσία,

   • Και τη σύνδεσή της με το αντίστοιχο παραστατικό.

   • Η καταχώριση γίνεται ψηφιακά και τα δεδομένα διαβιβάζονται στην αρμόδια πλατφόρμα της φορολογικής διοίκησης.

   
   

4. Πού εφαρμόζεται:

   Το Ψηφιακό Πελατολόγιο εφαρμόζεται σε ψηφιακό περιβάλλον, μέσω:

   • Ειδικών εφαρμογών.

   • Λογισμικών εμπορικής διαχείρισης.

   • Ή διασυνδέσεων με υφιστάμενα πληροφοριακά συστήματα.

     • Λειτουργεί σε συνδυασμό με το οικοσύστημα myDATA, ώστε τα δεδομένα πελατών και συναλλαγών να συνδέονται με τα φορολογικά παραστατικά.

   
   

5. Πότε ισχύει:

   Η εφαρμογή του Ψηφιακού Πελατολογίου έχει προβλεφθεί να γίνει σταδιακά, με αρχική πιλοτική φάση και στη συνέχεια υποχρεωτική εφαρμογή για τις επιχειρήσεις που εμπίπτουν στο σχετικό πλαίσιο. Τα ακριβή χρονοδιαγράμματα καθορίζονται με κανονιστικές αποφάσεις (Απόφαση Διοικητή Α.Α.Δ.Ε. Α.1057_2025 Διατάξεις Περί Ψηφιακού Πελατολογίου (1828Β-14-04-2025)) και ανακοινώσεις της φορολογικής διοίκησης, τις οποίες οι επιχειρήσεις οφείλουν να παρακολουθούν.

   
   

6. Πώς λειτουργεί στην πράξη:

   Στην καθημερινή λειτουργία:

   • Ο πελάτης καταχωρίζεται ψηφιακά πριν ή κατά την παροχή της υπηρεσίας.

   • Η εγγραφή συνδέεται με το παραστατικό που θα εκδοθεί.

   • Τα δεδομένα διαβιβάζονται ηλεκτρονικά στο αντίστοιχο πληροφοριακό σύστημα.

   • Δημιουργείται ψηφιακό αποτύπωμα της συναλλαγής.

     • Η διαδικασία είναι αυτοματοποιημένη και δεν απαιτεί χειρόγραφες καταχωρίσεις.

   
   

7. Πόσο κοστίζει και τι απαιτεί:

   Το Ψηφιακό Πελατολόγιο:

   • Δεν συνεπάγεται άμεσο κόστος αδειοδότησης από το κράτος,

   • Απαιτεί όμως τεχνική προσαρμογή ή χρήση κατάλληλου λογισμικού.

   • Και το κόστος σχετίζεται κυρίως με την προσαρμογή των συστημάτων της επιχείρησης, τον χρόνο εκπαίδευσης και την οργανωτική προσαρμογή αυτής.

   
   

8. Γιατί θεσπίστηκε το Ψηφιακό Πελατολόγιο:

   Ο βασικός λόγος καθιέρωσης του Ψηφιακού Πελατολογίου είναι:

   • Η ενίσχυση της διαφάνειας,

   • Η μείωση της παραβατικότητας,

   • Και η ενοποίηση των πληροφοριών πελατών και συναλλαγών.

   Ενώ παράλληλα:

   • Μειώνεται η γραφειοκρατία.

   • Αυτοματοποιείται η καταγραφή.

   • Και διευκολύνεται ο έλεγχος με ψηφιακά μέσα.

   • Αποτελεί, ουσιαστικά, ένα ακόμη εργαλείο ψηφιακής μετάβασης.

Όταν ο χρόνος γίνεται δεδομένο, το “μαύρο” γίνεται δύσκολο.

Και ένα ολοκληρωμένο παράδειγμα εφαρμογής Ψηφιακού Πελατολογίου σε: "Πλυντήριο Αυτοκινήτων":

Έστω ότι ένα πλυντήριο αυτοκινήτων εξυπηρετεί 20 αυτοκίνητα την ημέρα, με Χρέωση: 15€ ανά πλύσιμο.

• ΠΡΙΝ το Ψηφιακό Πελατολόγιο (πώς γινόταν):

  • Πελάτης: Μπαίνει αυτοκίνητο - Πλένεται - Ο πελάτης πληρώνει.

  • Ο Επιχειρηματίας: Κόβει απόδειξη όποτε θέλει - για όποιο ποσό θέλει - ή δεν κόβει καθόλου.

    • Παράδειγμα “μαύρου”: Πλένονται 20 αυτοκίνητα - Κόβονται αποδείξεις για 12 - Τα υπόλοιπα 8 = εκτός συστήματος και Δεν υπάρχει υποχρεωτική αντιστοίχιση μεταξύ πραγματικής υπηρεσίας και παραστατικού.

• ΜΕ το Ψηφιακό Πελατολόγιο (τι αλλάζει):

  • Βήμα 1 - Είσοδος αυτοκινήτου: Μπαίνει αυτοκίνητο στο πλυντήριο - Υποχρεωτικά δημιουργείται ψηφιακή εγγραφή με:

    • Ημερομηνία.

    • Ώρα.

    • Πινακίδα (όπου απαιτείται).

    • Είδος υπηρεσίας (πλύσιμο).

      • Αυτό είναι το ψηφιακό “άνοιγμα” της συναλλαγής.

  • Βήμα 2 - Παροχή υπηρεσίας: Το αυτοκίνητο πλένεται κανονικά - Μέχρι εδώ δεν έχει εκδοθεί παραστατικό, αλλά υπάρχει ανοιχτή εγγραφή στο Ψηφιακό Πελατολόγιο.

  • Βήμα 3 - Ολοκλήρωση υπηρεσίας: Το πλύσιμο τελειώνει - Η εγγραφή πρέπει να κλείσει με απόδειξη ή τιμολόγιο που να αντιστοιχεί στην υπηρεσία.

  • Βήμα 4 - Διαβίβαση δεδομένων: Η εγγραφή - συνδέεται με το παραστατικό - διαβιβάζεται στο myDATA/ ΑΑΔΕ - Άρα το σύστημα “ξέρει”:

    • Πόσα αυτοκίνητα μπήκαν.

    • Πόσα πλύθηκαν.

    • Πόσα παραστατικά κόπηκαν.

• Άρα τι δεν μπορεί πλέον να γίνει:

  • Να πλυθεί αυτοκίνητο χωρίς εγγραφή.

  • Να κοπεί απόδειξη για λιγότερα πλυσίματα.

  • Να 'ξεχαστούν' συναλλαγές.

  • Να υπάρχει διαφορά μεταξύ: φυσικής δραστηριότητας και δηλωμένων εσόδων. Γιατί κάθε πλύσιμο αφήνει ψηφιακό ίχνος. Το κράτος δεν ελέγχει τον πελάτη. Ελέγχει την αναλογία:

    • Πλυσίματα ↔ εγγραφές ↔ παραστατικά.

      • Οπότε εάν το πλυντήριο αυτοκινήτων πλένει 20 αυτοκίνητα, αλλά δηλώσει 12 το σύστημα θα το 'βλέπει' έγκαιρα και έγκυρα.

...και από τη συμμόρφωση στο επιχειρησιακό πλεονέκτημα(!):

Αν το δούμε ψύχραιμα, το Ψηφιακό Πελατολόγιο πέρα από φοροτεχνική υποχρέωση δημιουργεί κάτι που μέχρι σήμερα πολλές επιχειρήσεις δεν είχαν ποτέ οργανωμένα: δομημένα δεδομένα πελατών. Και τα δεδομένα πελατών δεν είναι απλώς πληροφορία· είναι περιουσία. Μέσα από την υποχρεωτική καταγραφή, η επιχείρηση αποκτά χωρίς 'ζητιανιά', χωρίς φόρμες και χωρίς εικασίες: εικόνα επαναλαμβανόμενων πελατών, συχνότητα επισκέψεων, τύπους υπηρεσιών που προτιμώνται, χρονικές αιχμές και μοτίβα κίνησης. Αυτή η πληροφορία μπορεί να αξιοποιηθεί για: καλύτερη εμπορική οργάνωση, πιο στοχευμένες προσφορές, βελτιστοποίηση υπηρεσιών, και ουσιαστικότερη σχέση με τον πελάτη. Όταν τα δεδομένα καταγράφονται υποχρεωτικά και με συνέπεια, η επιχείρηση δεν τα 'κυνηγά'. Τα χτίζει συστηματικά. Και εκεί ακριβώς η φορολογική συμμόρφωση μετατρέπεται σε βάση για Marketing, CRM και εμπορική στρατηγική όχι επειδή το επιδιώκει το κράτος, αλλά επειδή το επιτρέπει η δομή.

ΑΠΟΦΑΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΗ ΑΑΔΕ Α.1057_2025 ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΠΕΡΙ ΨΗΦΙΑΚΟΥ ΠΕΛΑΤΟΛΟΓΙΟΥ (1828Β-14-04-2025)

Λήψη • 594KB

---

Συμπέρασμα:

Το Ψηφιακό Πελατολόγιο δεν είναι απλώς μια ακόμη υποχρέωση. Είναι μια δομημένη διαδικασία καταγραφής, που εντάσσεται στο σύγχρονο ψηφιακό περιβάλλον λειτουργίας των επιχειρήσεων. Για όσες επιχειρήσεις αφορά, η έγκαιρη κατανόηση του τι είναι, πώς λειτουργεί και τι απαιτεί, αποτελεί βασική προϋπόθεση ομαλής συμμόρφωσης αλλά και ευκαιρία για εμπορική οργάνωση.

Γεώργιος Δασκαλέλος

Σύμβουλος Marketing και Εταιρικών Λειτουργιών με Ψηφιακό Μετασχηματισμό