30 Συμβουλές για Αποδοτικότερη Τηλεργασία.

Ήρθε για μείνει και να βελτιώσει το βιοτικό επίπεδο ζωής των ανθρώπων.

Μία εισαγωγή

Εκεί όπου άλλες χώρες, είτε της Ευρώπης, είτε των Ηνωμένων Πολιτειών της Αμερικής, εφάρμοζαν καθεστώς τηλεργασίας και μάλιστα όχι απλά περιοδικής τηλεργασίας αλλά ολοκληρωτικό καθεστώς τηλεργασίας έχοντας στελέχη υπό πλήρη απασχόληση που εργάζονται ακόμα και από άλλη χώρα, στην Ελλάδα η τηλεργασία ήρθε όχι ως φυσική συνέπεια αλλά ως αναγκαστική επίρρωση μίας πανδημίας.

Τα οφέλη

Έστω και έτσι όμως και παρόλο που τα αντανακλαστικά της κοινωνία της εργασίας, εξακολουθούν σε αρκετές των περιπτώσεων να χωλαίνουν με επιφυλακτικότητα προς την τηλεργασία, πολλές εταιρείες μεγάλες και μικρότερες έχοντας ανοικτή οπτική, έχουν διαπιστώσει πως επαγγελματικά μα και κοινωνικά, τα οφέλη της τηλεργασίας είναι πολλαπλά -επιγραμματικά δεν θα επεκταθούμε περισσότερο στο παρόν-, καθώς προσφέρει:

• Αυξημένη ευελιξία εργασίας.

• Μείωση του ανθρακικού αποτυπώματος και βιωσιμότερη αστική μετακίνηση και εν γένει βελτίωση του ποιοτικού επιπέδου ζωής.

• Περισσότερο ικανοποιημένα στελέχη.

• Μείωση λειτουργικών εξόδων για τις επιχειρήσεις.

• Βελτίωση δεικτών κοινωνικής ευαισθησίας των επιχειρήσεων.

• Ευκαιρίες εργασίας ανθρώπων από δυσπρόσιτες περιοχές.

• Προοπτικές εργασίας προς ανθρώπους με ιδιαίτερες -αλλά εξέχουσες- ανάγκες.

• Διάφορα άλλα αστάθμητα οφέλη, κ.ά.

Οι συμβουλές

Πάμε να δούμε τώρα μερικές πρακτικές συμβουλές που μας βοηθούν να είμαστε περισσότερο συγκεντρωμένοι, παραγωγικοί και εν τέλει αποτελεσματικοί όταν εργαζόμαστε από το σπίτι.

Προφανώς οι παρακάτω συμβουλές δεν βρίσκουν εφαρμογή μόνον σε στελέχη που εργάζονται υπό καθεστώς περιοδικής τηλεργασίας, αντί για τον φυσικό εργασιακό τους χώρο, υπηρετούν και τις ανάγκες πολλών ελεύθερων απασχολουμένων που προσδοκούν να παράγουν περισσότερο και καλύτερο έργο.

1. Πρώτα η ασφάλεια. Προστατέψτε όλες τις συσκευές σας με ένα αξιόπιστο προϊόν διαδικτυακής ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένων των φορητών συσκευών.

2. Πάντα να εφαρμόζετε τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις στα λειτουργικά συστήματα και τις εφαρμογές σας μόλις αυτές γίνουν διαθέσιμες.

3. Χρησιμοποιείτε μόνο εφαρμογές από αξιόπιστες πηγές, π.χ. Το Google Play, το App Store ή το αξιόπιστο εκπαιδευτικό Portal που χρησιμοποιείτε ή εκείνα που σας παρέχονται από την εργασία σας.

4. Διατηρείται στον υπολογιστή σας πρόγραμμα Antivirus. Το σύστημα δικτύωσης του σπιτιού σας ενδέχεται να μην έχει τις προδιαγραφές ασφαλείας ενός επαγγελματικού χώρου (network firewalls, κ.ά.), οπότε ζητήστε από την εταιρεία να εγκαταστήσει και στο laptop σας Antivirus ή προμηθευτείτε εσείς ένα.

5. Χρησιμοποιείτε μόνο αξιόπιστα δίκτυα για δραστηριότητες στο διαδίκτυο. Προτιμητέο να συνδεθείτε στο διαδίκτυο αξιοποιώντας τις δυνατότητες ενός VPN (Εικονικό Ιδιωτικό Δίκτυο), εφόσον σας παρέχεται από την εταιρεία σας, προκειμένου να διασφαλίσετε ακόμα καλύτερα τη σύνδεσή σας.

6. Είναι πολύ σημαντικό να υλοποιήσετε όλα τα απαιτούμενα Microsoft Updates του υπολογιστή του, όπως επίσης και να εξασφαλίσετε ότι διαθέτετε όλες τις σχετικές άδειες για τις εφαρμογές του Microsoft Office.

7. Φροντίστε τον εξοπλισμό που σας έχει παραχωρηθεί και μη συλλέγετε, ούτε να διανέμετε παράνομο υλικό μέσω του διαδικτύου.

8. Ενημερώνετε έγκαιρα τους συναδέλφους σας, είτε μέσω e-mail, είτε μέσω άλλων εφαρμογών συνεργασίας (π.χ. ρυθμίστε στο Microsoft Teams, ότι εργάζεστε απομακρυσμένα). Κάποια στιγμή κάποιος συνάδελφος θα σας αναζητήσει στο γραφείο, οπότε είναι σημαντικό να έχει όλη η ομάδα εικόνα σχετικά με το από που εργάζεστε.

9. Να έχετε ευελιξία και αμεσότητα σε ό,τι αφορά την επικοινωνία με τον προϊστάμενο και τους συναδέλφους, για οποιαδήποτε ανάγκη προκύψει.

10. Τα αρχεία στο σύννεφο: Οι περισσότερες εταιρείες πλέον αξιοποιούν cloud εφαρμογές για την οργάνωση των δεδομένων τους, οπότε θα μπορείτε να επεξεργάζεστε και να αποθηκεύετε τα αρχεία σας και να τα έχετε ανά πάσα στιγμή διαθέσιμα από οποιαδήποτε τοποθεσία εργασίας. Για τις ελάχιστες εξαιρέσεις που δεν το έχει πράξει η εταιρεία σας, θα ήταν εξαιρετικά σημαντικό να πραγματοποιήσετε εσείς μία premium συνδρομή cloud based για τα αρχεία σας (OneDrive, Google Drive, κ.ά.).

11. Project management εργαλεία, όπως και ανωτέρω..: Επίσης, πολλές εταιρείες έχουν διαφόρων ειδών προγράμματα διαχείρισης έργων και ομάδων, εάν όχι, κυκλοφορούν πάρα πολλά και δωρεάν, που θα σας βοηθούν στην οργάνωση των εργασιών σας.

12. Αξιοποιήστε τα ψηφιακά οικοσυστήματα και τις πολυσχιδείς δυνατότητες που σας παρέχουν οι διάφορες ηλεκτρονικές πλατφόρμες ψηφιακού επιχειρείν, ενδεικτικά: (Microsoft365, HubSpot, κ.ά.). Δημιουργήστε ροή εργασιών και πληροφοριών.

13. Εκμεταλλευτείτε όλες τις εναλλακτικές, διαδικτυακές πλατφόρμες ομαδικής -τηλε-συνεργατικής- εργασίας (Microsoft Teams, Zoom, κ.ά.), προκειμένου να επικοινωνείτε με τους συναδέλφους σας.

14. Σε συνέχεια του παραπάνω, μην ξεχνάτε τον "κοινό διαμοιρασμό οθόνης", αξιοποιείστε τον! δώστε πρόσβαση σε συνάδελφο, πάρτε πρόσβαση, γλυτώστε χρόνο και κόπο.

15. Το σταθερό εταιρικό σας τηλέφωνο στην εργασία, καλό είναι να έχει μπει σε λειτουργία mute, προς αποφυγή ενόχλησης των εργαζόμενων που θα εξακολουθήσουν να δουλεύουν στην έδρα της εταιρείας, ενώ παράλληλα να έχετε μεριμνήσει για την εκτροπή του στο κινητό σας.

16. Κατεβάστε στον υπολογιστή σας μόνο τα αρχεία που χρειάζεστε. Αν θέλουμε να μοιραστείτε με άλλους ένα αρχείο που εντοπίσατε στο διαδίκτυο, στείλτε τον σύνδεσμο και όχι το ίδιο το αρχείο. Επίσης, εφόσον πρόκειται για εταιρικό αρχείο, σε αυτή τη διαδικασία μας βοηθάει πολύ το Sharepoint, όπου μπορείτε να στείλετε ένα αρχείο, απευθείας στους συναδέλφους σας, μέσα από το διαχειριστικό του.

17. Σαφέστατα και προτιμητέο το Paperless αλλά και ένα εκτυπωτής -μην ξεχνάμε και την χρησιμότητα του σκάνερ- είναι σημαντικός να υπάρχει στο σπίτι. Φροντίστε για την έγκαιρη τροφοδοσία του σε χαρτί και μελάνι και πραγματοποιείται περιοδικές συντηρήσεις (π.χ. καθαρισμό κεφαλής).

18. Έχετε πάντοτε διαθέσιμα όλα τα στοιχεία επικοινωνίας όλων των συναδέλφων και των συνεργατών σας.

19. Προτιμήστε τα σταθερά δίκτυα αντί των κινητών, αποφεύγοντας έτσι και την υπερβολική κίνηση στις υποδομές της κινητής τηλεφωνίας, ενώ παράλληλα περιορίζουμε την λαμβάνουσα ακτινοβολία.

20. Αναφορικά με το ντύσιμο, να ντύνεστε σχεδόν -εντάξει μην φορέσετε και γραβάτα με παντόφλα- σα να βρισκόσασταν στην εταιρεία, δηλαδή προσεγμένα -business casual-. Επίσης, μη ξεχνάτε ότι μπορεί ανά πάσα στιγμή να κληθείτε να συμμετάσχετε σε μία τηλεδιάσκεψη.

21. Για λόγους εγρήγορσης, καλό είναι να εκτελείτε τα εργασιακά σας καθήκοντα απομακρυσμένα από το χώρο του υπνοδωματίου σας.

22. Γενικά να έχετε ως κανόνα ότι το ωράριο εργασίας σε καταστάσεις απομακρυσμένης εργασίας από το σπίτι, είναι το ίδιο που ισχύει και υπό κανονικές συνθήκες, καθώς επίσης και οι ώρες διαλείμματος, αλλιώς ελλοχεύει ο κίνδυνος να είστε 12 ώρες μπροστά από έναν υπολογιστή.

23. Τηρείτε την ευταξία, την καθαριότητα και την οργάνωση του εξοπλισμού σας και στο σπίτι (γραφείο, κινητό, προσωπικός υπολογιστής, κ.ά.), σας βοηθάει στην απρόσκοπτη άσκηση των καθηκόντων σας και της συγκέντρωσής σας.

24. Ο χώρος που δουλεύετε να είναι έτοιμος ανά πάσα στιγμή να "υποδεχτεί" μία τηλεδιάσκεψη. Άρα, εξυπακούεται ότι θα πρέπει να γίνει απόκτηση του κατάλληλου τεχνικού υλικού, κάμερα, μικρόφωνο, κ.ά..

25. Το κινητό -απαραίτητο, καλώς ή κακώς- θα πρέπει να είναι πάντα φορτισμένο. Επίσης, επιλέξτε Handsfree ακουστικά και όχι Bluetooth για λόγους αποφυγής έκθεσης σε συνεχή ακτινοβολία.

26. Θα πρέπει να έχετε επάρκεια σε γραφική ύλη. Folders, κλασέρ, φάκελα, για τη διευκόλυνση της εργασίας και οτιδήποτε άλλο υλικό γραφικής ύλης θα κάνει την εργασία σας ευκολότερη, ενδεικτικά, ψαλίδι, αριθμομηχανή, κ.ά.

27. Επενδύστε σε εξοπλισμό. Αγοράστε μία καλή καρέκλα, μία καλή οθόνη, πληκτρολόγιο, ποντίκι, ακουστικά -συνήθως θα είναι καλύτερα από αυτά που θα έχετε στο γραφείο σας-, οπότε είναι δεδομένο πως η απόδοσή σας θα εκτοξευθεί και θα πετύχετε πολύ γρήγορη απόσβεση των χρημάτων, που ξαναλέμε επενδύσατε, δεν ξοδέψατε.

28. Πιέστε για επιδότηση από την εταιρεία σας. Είτε κατά το στάδιο της πρόσληψής σας, είτε μία φορά ανά έτος ή έστω τριετία, ζητήστε ένα μικρό συνδρομής για να διαμορφώσετε κατάλληλα τον επαγγελματικό οικιακό σας χώρο και αποδείξτε έμπρακτα στην εταιρεία σας αλλά και με δέσμευση στον εαυτό σας, πως αυτό θα επιστρέψει πολλαπλώς και προς τις δύο πλευρές.

29. Φροντίστε το φυσικό περιβάλλον του χώρου σας, με φυσικό και επαρκή φωτισμό στο δωμάτιο που εργάζεστε, επιλέξτε φυτά εσωτερικού χώρου που ανανεώνουν την ατμόσφαιρα (προτείνω Ζάμια, Σανσιβέρια, Καλαθέα), μουσική που σας βοηθάει στη συγκέντρωση ή/ και στη δημιουργικότητά σας.

30. Είναι πολύ σημαντικό να ενημερώσετε επαρκώς την οικογένεια και το στενό συγγενικό και φιλικό σας περιβάλλον για τις νέες συνθήκες τηλεργασίας σας, έτσι ώστε να αποφευχθούν τυχόν εμπόδια παρενόχλησης σας εν’ ώρα εργασίας.

---

Συμπέρασμα

Η εμπειρία έχει δείξει πως το κλειδί είναι η ροή. Είτε σε επίπεδο εργασίας, είτε σε επίπεδο πληροφορίας. Αξιοποιήστε λοιπόν την τεχνολογία προκειμένου να ομαδοποιήσετε την εργασία σας μέσα από αυτήν, μέσα από προγράμματα διαχείρισης έργων και δεδομένων. Εκτός από την οργάνωση όμως σκεφτείτε πως κάθε περιβάλλον υπηρετεί έναν ρόλο. Δεν είναι τυχαίο πως οι άρτιοι εργασιακοί χώροι έχουν μελετηθεί από ειδικούς μηχανικούς και έχουν προβλέψει για την απρόσκοπτη και ασφαλή εργασία των ανθρώπων εργαζομένων, ε, κάτι αντίστοιχο θα πρέπει να δομήσετε ως μικρογραφία και εσείς στο σπίτι σας, με τον σωστό τεχνολογικό εξοπλισμό, με το σωστό φυσικό περιβάλλον εργασιακής και εν γένει επαγγελματικής βιοτής.

Σας ευχαριστώ.

Γεώργιος Δασκαλέλος

Σύμβουλος Marketing και Εταιρικών Λειτουργιών με Ψηφιακό Μετασχηματισμό