Το Σύνδρομο του Δεν Προλαβαίνω. Γιατί Κανένα Στέλεχος Δεν Έχει Χρόνο;

Από την πανδημία μέχρι την τεχνολογική υπερφόρτωση, το φαινόμενο του: "δεν προλαβαίνω" δεν είναι πια μεμονωμένο πρόβλημα. Είναι το κυρίαρχο σύμπτωμα μιας οργανωτικής παθογένειας.

Δεν είναι ότι δεν θέλουν. Δεν είναι ότι δεν μπορούν. Είναι ότι το περιβάλλον δεν τους αφήνει. Το ερώτημα είναι: ποιος το ορίζει αυτό το περιβάλλον;

Το τελευταίο διάστημα ή μάλλον τα τελευταία χρόνια η ατάκα "δεν προλαβαίνω" έχει γίνει ο απόλυτος κανόνας. Από αρχάρια Στελέχη, έως προϊσταμένους, διευθυντές, υπευθύνους ομάδων, project managers, ακόμα και ελεύθεροι επαγγελματίες λειτουργούν σε ένα καθεστώς διαρκούς έλλειψης χρόνου. Αυτό δεν είναι απλώς ζήτημα φόρτου. Είναι πολιτισμική και λειτουργική μεταβολή. Και είναι πιο βαθιά απ’ όσο νομίζουμε.

Αν και νιώθεις ότι η μέρα τελειώνει προτού καν ξεκινήσει δεν είσαι μόνος. Είσαι όμως εκτεθειμένος. Και το άρθρο αυτό γράφεται για να το εξηγήσει αυτό.

Ποιοι είναι οι λόγοι που κανείς δεν έχει χρόνο;

Το φαινόμενο: "δεν προλαβαίνω" δεν είναι τυχαίο ούτε καινούριο. Όμως, τα τελευταία χρόνια έχει μετατραπεί σε δομικό χαρακτηριστικό της καθημερινότητας των στελεχών.

1. Η πανδημία ως καταλύτης: Η COVID-19 δεν δημιούργησε την κρίση χρόνου. Την επιτάχυνε. Το remote working έγινε καθημερινότητα, αλλά χωρίς κανόνες, χωρίς όρια, χωρίς φυσικά σημεία έναρξης και λήξης της ημέρας. Ο χρόνος έγινε θολός.

2. Η κουλτούρα της διαρκούς διαθεσιμότητας: Teams, WhatsApp, Slack, e-mail, Viber, κ.ά. Όλα ανοιχτά. Όλη μέρα. Σε κάθε ώρα. Πολλές επιχειρήσεις έχουν τα εργαλεία του 2025, αλλά κουλτούρα 2005. Δεν υπάρχει χρόνος "off", γιατί δεν υπάρχει οργανωμένη πολιτική αποσύνδεσης. Και επιπλέον και η επίδραση του συνδρόμου της παρουσίας αντί της απόδοσης Πολλοί οργανισμοί ανταμείβουν ακόμα την "παρουσία", όχι την "απόδοση". Αν δεν φαίνεσαι active σε όλα, θεωρείσαι αδρανής. Η εικονική υπερδραστηριότητα σκοτώνει την ουσιαστική παραγωγή.

3. Το βάθος και το εύρος των αρμοδιοτήτων: Τα στελέχη καλούνται να κάνουν τα πάντα. Από στρατηγική μέχρι αναφορές. Από συμμετοχή σε meetings μέχρι χειρισμό πλατφορμών. Αυτό οδηγεί σε αποδιοργάνωση και διάχυση ενέργειας χωρίς πυξίδα. Όμως μεγάλη είναι και η επικάλυψη των ρόλων Η δομή πολλών εταιρειών παραμένει θαμπή. Δεν υπάρχουν σαφή όρια, δεν υπάρχουν ειδικεύσεις, δεν υπάρχουν διακριτές αρμοδιότητες. Όλοι κάνουν από όλα. Και όλοι προλαβαίνουν… τίποτα.

4. Υποστελέχωση σε κρίσιμες θέσεις: Πολλές ομάδες λειτουργούν με το 70% του προσωπικού που πραγματικά χρειάζονται. Άλλες αναθέσεις "από πάνω" είναι απλώς ευχές. Οι ευθύνες όμως μένουν στα ίδια άτομα. Το ίδιο και οι προθεσμίες.

5. Η τεχνολογική υπερφόρτωση: Τα εργαλεία είναι πολλά, αλλά δεν είναι ενιαία. Δεν είναι σπάνιο να υπάρχουν 4-5 πλατφόρμες για καθημερινές λειτουργίες. Η τεχνολογία έφερε ευκολία, αλλά και άπειρα tabs ανοιχτά. Μαζί και εγκεφαλικά loops. Επίσης η έλλειψη διασύνδεσης των συστημάτων ERP, CRM, HRMS, project tools, που παρατηρείται σε αρκετές εταιρείες. Πολλά συστήματα που δεν "μιλούν" μεταξύ τους. Η διαχείριση της πληροφορίας είναι χειροκίνητη, επαναλαμβανόμενη, χρονοβόρα. Η ενέργεια σπαταλιέται στην αντιγραφή, όχι στη δημιουργία.

6. Η πληθωρική πληροφορία και η καταιγίδα γνωστοποιήσεων: Ζούμε στην εποχή της πληροφορίας, αλλά και της πληθωρικότητας. Ειδοποιήσεις από κάθε πλατφόρμα, e-mails, κλήσεις, χαμένες κλήσεις, εγκρίσεις, απορρίψεις, ανακοινώσεις. Ο εγκέφαλος καλείται να κάνει συνεχές switch από θέμα σε θέμα, γεγονός που προκαλεί γνωστική κόπωση και ανάγκη απομόνωσης. Είτε απενεργοποιείς τα πάντα, είτε δεν σταματάς ποτέ.

7. Η πολυπλοκότητα των έργων και η συνεχής αλλαγή προτεραιοτήτων: Συνδυασμένα έργα, σύνθετα stakeholders, διαφορετικές ταχύτητες εμπλεκόμενων. Όταν ένα έργο απαιτεί να λειτουργείς ως project manager, data analyst και account coordinator ταυτόχρονα, ο χρόνος διαλύεται. Η στρατηγική αλλάζει συνεχώς. Άλλο brief την Τρίτη, άλλο την Παρασκευή. Τα projects ανοίγουν πιο γρήγορα απ’ όσο κλείνουν. Η αίσθηση του ανολοκλήρωτου δημιουργεί ψυχική και επαγγελματική εξάντληση.

8. Υψηλό diversity προϊόντων και συνεχής προσθήκη υπηρεσιών: Η συνεχής επιθυμία για διαφοροποίηση οδηγεί σε συνεχή προσθήκη νέων υπηρεσιών, πολλές φορές εκτός του φυσικού πυρήνα της επιχείρησης. Αυτό απαιτεί χρόνο για καμπύλη μάθησης, ευθυγράμμιση και ενσωμάτωση. 16. Απώλεια εμπειρίας από απομάκρυνση κρίσιμων στελεχών Η αποχώρηση ανθρώπων με 10–15 χρόνια εμπειρίας, λόγω αδυναμίας προσαρμογής σε νέα τεχνολογικά και διαδικαστικά μοντέλα, δημιουργεί κενά που καλούνται να καλύψουν 2–3 άτομα. Η απώλεια είναι ποιοτική, όχι μόνο ποσοτική. 17. Ανταγωνισμός χωρίς στρατηγική – τρέχουμε χωρίς κατεύθυνση Ο υπερβολικά αυξημένος ανταγωνισμός οδηγεί πολλές επιχειρήσεις σε τακτικές copy-paste. Η στρατηγική θυσιάζεται στον βωμό της άμεσης αντίδρασης, με αποτέλεσμα η επιχείρηση να καταναλώνει τον χρόνο της κυνηγώντας τον εαυτό της. Η διαχείριση πολλαπλών brands, προϊόντων, υπηρεσιών Ένα στέλεχος μπορεί να χειρίζεται 3-4 διαφορετικά brands. Ή 5-6 διαφορετικές κάθετες υπηρεσίες. Κάθε μία έχει τις δικές της ανάγκες, λογικές, deadlines, απαιτήσεις. Και όλες απαιτούν "άμεση" προσοχή.

9. Η έλλειψη χρόνου για στρατηγική σκέψη: Το στέλεχος δεν έχει πια χώρο να σκεφτεί. Να αναλύσει, να προβλέψει, να σχεδιάσει. Το επείγον νικά το σημαντικό. Κάθε μέρα. Όταν όμως δεν μπορείς να σκεφτείς και λίγο μακριά από το πρόβλημα, μακριά από τον χαμό δεν μπορείς να βρεις και καθαρές λύσεις που δεν είναι απλά ασπιρίνες.

10. Οι αναφορές περισσότερο από την ουσία: Η εποχή των αναφορών έχει φτάσει στο σημείο όπου αναλύουμε περισσότερο το τι κάνουμε, παρά κάνουμε. Η γραφειοκρατία των KPIs και των dashboards καταπίνει χρόνο παραγωγικό και στερεί focus από την ουσία.

    
    

11. Και ένα ακόμα... συνεχείς εταιρικοί μετασχηματισμοί στην Ελληνική αγορά: Τα τελευταία χρόνια, η ελληνική αγορά βιώνει έναν έντονο επιχειρησιακό μετασχηματισμό: συγχωνεύσεις, εξαγορές, στρατηγικές συνέργειες, spin-offs, νέες εταιρικές μορφές και ανακατατάξεις ownership. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα, πολλά στελέχη, ειδικά σε τμήματα Marketing και Επικοινωνίας, να καλούνται να διαχειριστούν πολυσχιδή έργα, μέσα σε περιβάλλοντα που δεν έχουν ακόμα κατασταλάξει. Οι ρόλοι αλλάζουν, τα reporting lines αναδιαμορφώνονται, η κουλτούρα μεταβάλλεται, οι στόχοι επανακαθορίζονται συχνά χωρίς σαφήνεια. Την ίδια στιγμή, απαιτείται από τα στελέχη να σχεδιάζουν, να οργανώνουν και να επικοινωνούν τις ίδιες αυτές στρατηγικές κινήσεις προς το εσωτερικό και το εξωτερικό κοινό. Δηλαδή να προβάλουν σταθερότητα μέσα σε ένα σύστημα που μετασχηματίζεται. Η αναδιοργάνωση, όμως, δεν είναι απλώς οργανόγραμμα — είναι ψυχολογική κόπωση, απώλεια ελέγχου, διάχυση ενεργειών. Και αυτό, δεν αφήνει χώρο. Ούτε χρόνο.

    
    

Δεν είναι θέμα Ικανοτήτων. Είναι θέμα Περιβάλλοντος. Αν τα στελέχη δεν έχουν χρόνο, κάτι πάει λάθος στη Δομή και όχι στους Ανθρώπους (συνήθως...).

Έτος Ορόσημο 2018: Η χρονιά που κάτι άλλαξε… αθόρυβα:

Το 2018 υπήρξε ένα καθοριστικό turning point, χωρίς όμως να το καταλάβουμε αμέσως. Ήταν η χρονιά που πολλά στελέχη άρχισαν να βιώνουν για πρώτη φορά το φαινόμενο «δεν προλαβαίνω» όχι ως προσωρινή συγκυρία, αλλά ως μόνιμη κατάσταση.

Τι συνέβη; Πρώτον, η τεχνολογία έπαψε να είναι εργαλείο “χρήσης” και έγινε εργαλείο “διαρκούς παρουσίας”, πολλές εφαρμογές project management, τα real-time dashboards, το cloud collaboration και οι ψηφιακές ειδοποιήσεις άρχισαν να διεκδικούν χώρο σε κάθε ώρα της ημέρας. Δεύτερον, η αγορά άρχισε να ζητά διαρκή ευελιξία, γρήγορη προσαρμογή, agility και reporting-on-demand, ακόμα και σε μικρομεσαία επιχειρησιακά περιβάλλοντα. Τρίτον, ξεκίνησε μια πιο επιθετική “κουλτούρα KPIs”, όπου όλα μετριούνται, όλα παρουσιάζονται, όλα πρέπει να είναι “ready now”. Ήταν το 2018 που η πίεση δεν ήρθε από τον όγκο του έργου — ήρθε από τη διάσπαση προσοχής και την επιχειρησιακή υπερκινητικότητα. Από εκεί και μετά, τίποτα δεν ήταν ίδιο.

Και τι κάνουμε για όλα αυτά; Λύσεις υπάρχουν;

Ναι, αν και δυστυχώς το πρόβλημα δεν είναι απλό, είναι πολυσύνθετο. Παραθέτουμε κάτωθι μερικές προτάσεις αλλά για να μειωθεί ουσιαστικά μάλλον δεν θα πρέπει να μην συμβαίνουν όλα όσα αναφέραμε ανωτέρω...:

1. Επαναπροσδιορισμός του τι είναι “επείγον”: Επίσης άλλο το επείγον και άλλο το σημαντικό. Στις περισσότερες επιχειρήσεις, όλα παρουσιάζονται ως “επείγοντα” με αποτέλεσμα τίποτα να μην είναι πραγματικά προτεραιότητα. Πρόταση: Εισαγωγή μοντέλου επιπέδων προτεραιότητας με visual tags σε πλατφόρμες, dashboards και εβδομαδιαία status meetings που ξεκαθαρίζουν τη βαρύτητα κάθε task.

2. Μείωση “θορύβου” από γνωστοποιήσεις: Η συνεχής πληροφόρηση σκοτώνει την ουσιαστική πληροφορία. Πρόταση: Ορισμός "παραθύρων επικοινωνίας" για απαντήσεις, όριο στα push notifications ανά εφαρμογή, εκπαίδευση ομάδων για αποδοτική χρήση emojis και reactions αντί για νέα threads.

3. Κατανομή ρόλων με βάση ικανότητες, όχι διαθεσιμότητα: Στελέχη φορτώνονται ό,τι “προλαβαίνουν”, όχι ό,τι “γνωρίζουν καλύτερα”. Πρόταση: Εσωτερική χαρτογράφηση αρμοδιοτήτων με χρήση matrix "ικανότητα – διαθέσιμος χρόνος". Έτσι, αποφεύγεται η απορρόφηση χρόνου από λάθος χέρια.

4. Υποχρεωτικό “στρατηγικό κενό” εβδομάδας Στελέχη που δεν σκέφτονται, δεν εξελίσσουν. Πρόταση: 2 με 4 ώρες την εβδομάδα αποκλειστικά αφιερωμένες σε “deep thinking” ανασχεδιασμό και ανατροφοδότηση. Δεν κλείνονται meetings, δεν γίνονται approvals, δεν ασχολούνται με operations. Ονομάζεται “Quiet Strategy Zone”.

Αξιοποιήστε σωστά τις Διαδικασίες:

Σε προηγούμενο άρθρο αναλύσαμε εκτενώς ότι οι διαδικασίες παίζουν σημαίνονται ρόλο στην ομαλή και αποδοτική καθημερινότητα μίας επιχείρησης.

Η Τεχνολογία πρέπει να υπηρετεί τον Άνθρωπο και όχι ο Άνθρωπος την Τεχνολογία!

Υπάρχει φως στο τούνελ – και αυτό είναι η ωρίμανση:

Μέσα στην τελευταία πενταετία, παρά τις πιέσεις και τις κρίσεις, υπήρξε μία τεράστια κινητοποίηση γύρω από τον ψηφιακό μετασχηματισμό. Νέα εργαλεία, πλατφόρμες, διαδικασίες, ακόμα και αλλαγές στην εργασιακή νομοθεσία, επιταχύνθηκαν. Η έλευση της πανδημίας λειτούργησε ως καταλύτης, προκαλώντας εκατοντάδες μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις να αφιερώσουν σημαντικό ποσοστό των ανθρωπίνων πόρων τους στη διαχείριση έργων, την εγκατάσταση συστημάτων, την αυτοματοποίηση βασικών λειτουργιών. Αυτό σημαίνει ότι μεγάλο μέρος του ανθρώπινου χρόνου την προηγούμενη πενταετία δεν πήγε χαμένο, επενδύθηκε στην οργάνωση. Και αυτή η επένδυση, σταδιακά, θα αρχίσει να αποδίδει. Σε δύο με τρία χρόνια, η πλειονότητα των επιχειρήσεων θα έχει σταθεροποιήσει τα βασικά συστήματα και θα λειτουργεί πιο αποδοτικά, με λιγότερο χαμένο χρόνο, λιγότερη επανάληψη και καλύτερη ροή. Βέβαια, όλα ο χρόνος θα τα δείξει αλλά τουλάχιστον αυτή τη φορά, ο χρόνος μπορεί να δουλέψει υπέρ μας.

---

Συμπέρασμα:

Το "δεν προλαβαίνω" είναι το νέο status quo. Αλλά δεν είναι αναπόφευκτο. Δεν είναι τιμή. Και δεν είναι ένδειξη επιτυχίας. Αν είσαι στέλεχος, σταμάτα να προσπαθείς να τα κάνεις όλα. Ζήτα καθαρό πλαίσιο. Διαμόρφωσε κουλτούρα. Προστάτεψε τον χρόνο σου γιατί κανείς δεν θα το κάνει για εσένα. Αν είσαι επιχείρηση, χτίσε δομή που να επιτρέπει τον χώρο. Το στέλεχος που προλαβαίνει να σκεφτεί, να σχεδιάσει και να συντονίσει, είναι επένδυση. Όχι πολυτέλεια. Η λύση δεν είναι άλλα εργαλεία. Είναι άλλος τρόπος εργασίας.

Γεώργιος Δασκαλέλος

Σύμβουλος Marketing και Εταιρικών Λειτουργιών με Ψηφιακό Μετασχηματισμό